|
平成 年 月 日
○○部部長
○○ ○○○様
○○部○○課
○○ ○○○
○○商店様納品遅延の理由書
標記の件につき調査した結果、原因が解明いたしましたので、下記の通り報告いたします。
記
1. ○○商店からの受注は通常は電話及びＦＡＸで当社担当者宛に行われるはずが、今回は○○商店担当者様が海外出張のため、今回に限り電子メールで送信されていた。
2. 送付された電子メールの宛先が担当者宛でなく、○○課の同名社員宛に送られていたが、その社員は特別休暇中で一週間休みを取っていた。
3. そのため同名社員が出社するまで発注に気付かず、納期が遅延してしまった。
今後はこのような事がないように、また発注者が海外でもできるように、受注方法を電子メール一本に絞ることとし、取引先には電子メールアドレス一覧を前もって渡すこととする。
また、同名者がいる場合は、紛らわしいアドレスでは無く、一目で違いが判るアドレスに変更する。
三日以上の休暇の場合は、休暇期間内は休暇者の電子メールを上司に転送することを義務づけする。
以上
|
